Jobdesk HRD. Pada bidang industrial, bidang dan ruang lingkup kerja karyawan tidak bisa dilepaskan dari job deskripsi. Job deskripsi atau uraian jabatan merupakan suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas. Uraian jabatan ini berisi gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan. Hal ini juga berkaitan dengan bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, dan posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya. Tujuan dari job deskripsi adalah untuk mencapai tujuan unit kerja dan perusahaan secara luas secara efektif dan efisien. Tanpa ada pembagian kerja yang saling tumbang tindih atau yang terlewatkan.
Banyak orang yang masih bingung antara Job Description dan Job Specification. Job spesifikasi dilakukan dan dikembangkan setelah job description telah tersusun dengan baik.
Job Spesification atau spesifikasi jabatan merupakan suatu uraian tertulis tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki. Pemetaan job spesifikasi penting dilakukan SEBELUM mengisi jabatan tertentu sehingga proses kerja dapat berfungsi dengan efektif.
Di salah satu perusahaan, hal yang umum dalam bidang kerja adalah HRD atau Human Resource Development Manager. Ruang lingkup apa saja dari tugas HRD. Di artikel ini akan kami bahas terkait jobdesk HRD.
Manager HRD & GA
Kompleksitas jabatan ditentukan oleh seberapa besar perusahaan tersebut. Berkaitan dengan seberapa berkembang organisasi dan sistem yang ada di dalam perusahaan tersebut. Dalam beberapa perusahaan yang besar, tugas HRD dan GA dipisah. Masing-masing ada divisi tersendiri. Namun, pada beberapa perusahaan, tugas HRD dan GA di manajemen oleh satu orang Manager.
Sebagai seorang manager HRD&GA, tugas utamanya adalah merencanakan, menjalankan serta memantau kegiatan rekrutmen, pelatihan karyawan, penilaian kinerja, pembayaran gaji dan benefit. Tugas pokok lainnya yaitu pengelolaan data administrasi karyawan dan hubungan industrial secara akurat, dan mengarahkan kegiatan general affairs.
Sedangkan tugas pokok manager HRD&GA adalah :
- Merencanakan dan mengelola analisa kebutuhan karyawan, berkaitan dengan melakukan rekrutmen karyawan secara profesional.
- Mengelola dan mengendalikan kegiatan pembayaran gaji, asuransi dan perhitungan upah lembur secara akurat dan tepat waktu
- Mengendalikan dan mengelola pencatatan data administrasi karyawan serta hubungan industrial yang harmonis
- Mengelola kegiatan penilaian kinerja karyawan. Merumuskan rencana kenaikan gaji dan pemberian insentif
- Mengendalikan dan mengelola kegiatan pelatihan karyawan secara berkelanjutan untuk peningkatan kompetensi
- Mengelola kegiatan pemenuhan aspek legalitas perusahaan, review kontrak bisnis dan semua perijinanan yang diperlukan
- Mengelola kegiatan pemeliharaan fasilitas kantor, inventaris, kendaraan, keamanan kantor, serta pemenuhan ATK untuk karyawan
- Memonitoring dan mengevaluasi kinerja semua bidang dibawahnya, dan melakukan tindakan solutif serta perbaikan, untuk membuat kinerja terus meningkat dari waktu ke waktu.
Key Performance Indicators yang merepresentasikan kinerja dari seluruh bagian organisasi dan keterkaitan yang ada antar bagian-bagian dari Seorang Manager HRD&GA yaitu:
- Skor kinerja karyawan baru
- Durasi rekrutmen
- Employee Turn over
- Tingkat kehadiran karyawan
- Revenue per employee
- Tingkat akurasi dan dan ketepatan waktu proses payroll dan BPJS
- Ketepatan waktu dan tingkat akurasi pengisian KPI
- Tingkat akurasi pengelolaan GA
Jobdesk HRD bagian staf GA
Jika diperusahaan yang dimana GA berdiri di dalam HRD. Maka, tugas utama dari staf GA adalah menjalankan pengelolaan memanajemen administrasi pengadaan alat tulis kantor. Sehingga staf GA bertanggungjawab menyediakan, menyimpan ATK, pemeliharaan data dan pemakaian inventoris perusahaan termasuk kendaraan. Staf GA juga bertanggung jawab dalam perawatan dan kebersihan gedung dan pembayaran biaya-biaya yang menyangkut General Affairs atau Rumah Tangga Perusahaan. Segala hal berkaitan dengan Rumah tangga Perusahaan, seperti memanajemen pembayaran listrik, keamanan, kebersihan, dan kerapihan lingkungan perusahaan.
Key Performance Indicators yang dibutuhkan yaitu:
- Tingkat akurasi pengelolaan kendaraan (pemeliharaan dan ijin) dan vehicle
- Tingkat akurasi pengelolaan sarana kantor dan gedung
- Akurasi pengelolaan keamanan kantor
- Tingkat akurasi dan ketepatan waktu pengelolaan proses administrasi pemabayaran GA
- Tingkat akurasi pengelolaan ATK dan Inventory ATK
HRD Bagian staf pengelolaan kinerja dan sistem informasi
Pada bagian ini, tugas utama dari Staf pengelolaan kinerja dan sistem informasi yaitu, mengelola dan memantau kegiatan pengelolaan kinerja dan sistem informasi secara akurat, tepat waktu serta profesional.
Sedangkan tugas pokok Staf pengelolaan kinerja dan sistem informasi yaitu:
- Merencanakan, mengimplementasikan, mengelola dan mengevaluasi program pengelolaan kinerja karyawan secara sistematis, terukur dengan menggunakan sistem berbasis IPK dan Kompetensi
- Melakukan monitoring proses penilaian kinerja karyawan dan membuat laporan kinerja secara periodik
- Melakukan proses perumusan perhitungan reward pegawai
- Merencanakan, mengimplementasikan, mengelola dan mengevaluasi sistem informasi Sumber Daya Manusia yang akurat, lengkap, up to date dan terintegrasi dalam sistem digital yang terpadu dan mudah dioperasikan
- Menyusun laporan per tiga bulan, 6 bulan, dan tahunan mengenai seksi Pengelolaan Kinerja dan Sistem Informasi.
- Menyiapkan laporan kegiatan program kerja seksi Pengelolaan Kinerja dan Sistem Informasi
Jobdesk Hrd Bagian Staf Manajemen Talenta
Peran Utama Jabatan dari Staf Manajemen Talenta yaitu mengelola dan mengawasi pelaksanaan tugas-tugas pengembangan manajemen talenta. Melakukan proses rekrutmen & pengembangan karir dengan menggunakan sumber daya yang ada secara professional, efektif dan tepat sasaran.
Sedangkan tugas pokok Staf Manajemen Talenta yaitu:
- Merencanakan dan melaksanakan program pengembangan karir pegawai (Promosi, rotasi, transfer, dan demosi jabatan); serta program peningkatan status pegawai
- Merencanakan dan melaksanakan program pengembangan talent untuk para future leaders (talent pool).
- Merancang skema pola karir kandidat talent yang disesuaikan dengan program pengembangannya
- Memantau proses administrasi pemberian sanksi atau hukuman disiplin pegawai
- Melakukan proses input data hasil asessment kompetensi ke Sistem Informasi SDM
HRD bagian Staff Pembelajaran dan Pengembangan
Peran Utama Jabatan Staff Pembelajaran dan Pengembangan yaitu mengelola dan mengawasi pelaksanaan kegiatan Pendidikan dan Pelatihan. Proses pengawasan dengan menggunakan sumber daya yang ada secara professional untuk meningkatkan kompetensi pegawai sesuai profil kompetensi jabatan yang ditentukan.
Sedangkan tugas pokok Staff Pembelajaran dan Pengembangan yaitu:
- Membuat Analisa Kebutuhan pembelajaran dan atau Sertifikasi setiap pegawai (IDP – Individual Development Plan)
- Menginventarisasi pegawai yang memenuhi syarat untuk mengikuti setiap program pembelajaran dan atau sertifikasi
- Mengendalikan dan memonitor anggaran Pembelajaran dan Pengembangan HC
- Melaksanakan kegiatan pembelajaran dan atau sertifikasi yang bersifat rutin dan customized
- Mengevaluasi dan menganalisa atas hasil pelaksanaan pembelajaran;
- Memonitor tindak lanjut atas hasil review IDP
- Melaksanakan proses Assessment Pegawai
- Menyusun, mengembangkan, dan memelihara sistem kurikulum e-learning
- Membuat laporan tiap tiga bulan, enam bulan dan tahunan mengenai Seksi Pembelajaran dan Pengembangan HC.
- Menyiapkan laporan kegiatan program kerja Seksi Pembelajaran dan Pengembangan HC
Jobdesk HRD Staf Rekrutmen
Peran Utama Jabatan dari Staf Rekrutmen yaitu melakukan kegiatan rekrutmen karyawan baru dan data pelatihan secara akurat dan tepat waktu.
Tugas pokok dari Staf Rekrutmen yaitu :
- Melakukan analisa kebutuhan karyawan karyawan secara komprehensif
- Melakukan kegiatan rekrutmen karyawan baru. Mulai dari tahap iklan, seleksi dan penempatan karyawan.
- Melakukan kegiatan orientasi pelatihan karyawan baru
- Mengevaluasi kinerja karyawan baru setelah masa percobaan dan masa 6 bulan
- Menganalisa korelasi antara jenis tes seleksi yang dilakukan dengan kinerja karyawan baru
- Melakukan pencatatan data administrasi karyawan baru dan data pelatihan secara tertib dan akurat
- Memonitoring dan evaluasi kinerja karyawan baru
- Melakukan tindakan solutif serta perbaikan kinerja karyawan baru, untuk membuat kinerja terus meningkat dari waktu ke waktu.
Demikian bahasan singkat kami terkait Jobdesk HRD/ Human Resource Development Manager. Semoga menambah pemahaman tentang kompleksitas tugas dan peran dari HRD di perusahaan. Semoga artikel ini bermanfaat.